Elke dag een stapje beter

Hoe kunnen we elke dag kijken naar wat er morgen nog beter kan? Continuous improvement draait om kleine stappen, niet om grote sprongen.

"Never waste a good crisis". "If it doesn't kill you, it makes you stronger". Niet de sterkste organisaties overleven, maar "the most adaptive to change". Ik hoorde deze slogans tijdens de financiële crisis van 2008, en ook gedurende de corona-pandemie. Veel organisaties hebben een enorm aanpassingsvermogen laten zien. Als het einde van de crisis in zicht komt, dan ontstaat de neiging om snel terug te keren naar het oude normaal. Dat is een gemiste kans, want een crisis is bij uitstek een moment om stil te staan bij waar het echt om draait. Waar staan we als organisatie precies voor? Wat zijn onze ambities voor nu en straks? Hoe flexibel zijn we nu en hoe blíjven we wendbaar? Hoe kunnen we het elke dag een beetje beter doen?

Een focus op continuous improvement, zoals ik de opgave graag samenvat, gaat niet simpelweg over innovatie en efficiency. Veel organisaties richten zich uitsluitend op kostenbesparingen: hetzelfde doen tegen lagere kosten en met minder mensen. Er zit een grens aan de inzet op alleen efficiency.

Wat mij betreft draait het bij continuous improvement ook om kwaliteit. Er zijn geen grote sprongen voor nodig, maar kleine stappen die je elke dag zet - en die een duurzaam effect sorteren. Uit de industrie weten we dat alledaagse, kortstondige verstoringen van het werkproces minstens zo veel impact hebben op de totale productiviteit van een fabriek als grote incidenten. Het zijn dus soms ogenschijnlijk onbelangrijke gebeurtenissen die een groot verschil maken.

Een continue verbetering is naar mijn idee dan ook niet iets groots en meeslepends. Het zit in kleine dingen die er echt toe doen. Wij werken bijvoorbeeld aan duurzame mobiliteit, en willen dat ons wagenpark in 2025 volledig elektrisch is. Alle trainees krijgen daarom vanaf nu een elektrische bedrijfsauto. En zo zetten we de komende jaren steeds verdere stappen. Een ander voorbeeld is de automatische matching van facturen. Dat gebeurt binnen Facilicom nu in de helft van de gevallen. Daar zijn we blij mee, maar we leunen nog niet tevreden achterover. Want stel je voor dat het zou lukken om negentig procent van de facturen automatisch te matchen.

Continuous improvement klinkt misschien als een complexe opgave, maar het geeft ook energie. Als CFO heb ik eens ranglijsten met de voortgang op onze Key Performance Indicators (KPI's) in de herentoiletten van een fabriek opgehangen. Daarmee ontstaat betrokkenheid bij de bedrijfsdoelstellingen én een gezonde competitieve spirit om het beter te doen. Zo'n aanpak is mogelijk ook toepasbaar op thema's zoals ziekteverzuim, ICT-ondersteuning en productiviteit. Formuleer eens een uitdaging, zoals: welke divisie heeft op vrijdagmiddag het hoogste percentage afgeronde urenverantwoordingen in het systeem staan ? Maak er een wedstrijdje van en laat iedereen zo proberen het beter te doen.

Als wij continuous improvement daadwerkelijk verankeren in ons DNA, dan hebben niet alleen onze medewerkers daar plezier van, maar ook onze klanten. We kunnen bijvoorbeeld met slimme sensoren de schoonmaak van kantoren flexibeler en effectiever uitvoeren. Dat werkt fijner voor onze medewerkers, en het resultaat is schoner. Alles wat wij beter doen, maakt onze klanten ook blijer.

Het is logisch dat het er in de drukte van alledag niet altijd van komt om stil te staan bij de vraag: hoe doen we de dingen hier eigenlijk, waarom doen we het zoals we het doen, en wat kan er misschien anders en beter? Ik vind het persoonlijk altijd een leuke uitdaging om patronen te doorbreken. Toen mijn man vroeger rookte, stak hij altijd een sigaret op als hij een telefoontje kreeg. Dat inspireert mij nu om een ommetje te gaan maken als ik de telefoon opneem. Ik ben ervan overtuigd dat er ook op de werkvloer talloze leuke, grappige en interessante voorbeelden zijn die ons inspireren om na te denken over mogelijke verbeteringen. Als we daar actief mee aan de slag gaan, dan treedt een rimpeleffect op - en gaat continuous improvement ons echt helpen om verder te komen en iedere dag een stapje beter te worden.

Maartje Bouvy, CFO van Facilicom Group